Datenschutzerklärung

01Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der DSGVO und des revDSG ist:

Vertreter in der EU

Da die GenSearch Switzerland GmbH ihren Sitz ausserhalb der EU hat, jedoch personenbezogene Daten von Personen in der EU verarbeitet, haben wir gemäss Art. 27 DSGVO einen EU-Vertreter benannt:

VGS Datenschutzpartner GmbH
Am Kaiserkai 69, 20457 Hamburg, Deutschland
E-Mail: eu-rep@valenzsearch.ch

Datenschutzbeauftragter

Externer Datenschutzbeauftragter:
dataprotect.ch Consulting AG, z. Hd. Datenschutzbeauftragter Valenz Search
E-Mail: datenschutz@valenzsearch.ch

02Grundsätze unserer Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschliesslich auf Grundlage der geltenden Datenschutzvorschriften. Dabei gelten für uns insbesondere folgende Grundsätze:

• Rechtmässigkeit, Treu und Glauben, Transparenz: Wir erheben Daten nur mit gültiger Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO bzw. Art. 31 revDSG).
• Zweckbindung: Daten werden nur für klar definierte Zwecke verarbeitet – hauptsächlich für die Vermittlung von Personal.
• Datenminimierung: Wir erheben nur, was wir tatsächlich benötigen.
• Integrität und Vertraulichkeit: Speicherung erfolgt in einem Schweizer Rechenzentrum (ISO 27001-zertifiziert), verschlüsselt und zugriffsbeschränkt.
• Keine Datenweitergabe ohne Einwilligung: Ihre Unterlagen gehen erst an Mandanten, wenn Sie dem ausdrücklich zugestimmt haben.

03Zugriff auf unsere Website (Server-Logs)

Beim Aufruf unserer Website werden durch unseren Hosting-Provider automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles gespeichert. Erfasst werden:

• anonymisierte IP-Adresse (letztes Oktett gekürzt)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene URL / HTTP-Statuscode
• Browser-Typ und Betriebssystem
• Referrer-URL (falls übermittelt)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betriebssicherheit und IT-Security). Speicherdauer: max. 30 Tage, danach automatische Löschung.

04Cookies & Tracking

Unsere Website verwendet technisch notwendige Cookies, um die Grundfunktionen sicherzustellen. Optionale Cookies (z. B. für anonymisierte Reichweitenmessung) werden ausschliesslich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unseren Cookie-Banner gesetzt.

Eine detaillierte Aufstellung aller eingesetzten Cookies und die Möglichkeit, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, finden Sie auf unserer Seite Cookie-Einstellungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (technisch notwendige Cookies).

05Kontaktformular & E-Mail

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail erreichen, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (Name, E-Mail, Telefon, Nachricht, ggf. Berufsinformationen) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Massnahmen) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse an Anfragenbearbeitung). Speicherdauer: bis zum Abschluss der Kommunikation, längstens 24 Monate – es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten greifen.

06Bewerber- und Kandidatendaten

Die Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten ist der Kern unserer Tätigkeit. Wir behandeln diese Daten mit höchster Sorgfalt.

6.1 Welche Daten wir verarbeiten

• Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Nationalität)
• Berufliche Daten (Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, Referenzen)
• Qualifikationen und Fähigkeiten
• Gehaltsvorstellung, Verfügbarkeit, Präferenzen
• Kommunikationsverlauf mit uns
• Interview-Notizen unserer Berater:innen

6.2 Zweck & Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre Daten, um für Sie passende Positionen bei unseren Mandanten zu identifizieren und Sie im Bewerbungsprozess zu begleiten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Massnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für die Aufnahme in unseren langfristigen Talentpool.

6.3 Weitergabe an Mandanten

Zentrales Versprechen: Ihre Unterlagen werden niemals ohne Ihre ausdrückliche vorherige Einwilligung (textlich per E-Mail oder über unsere Kandidaten-Plattform) an einen Mandanten weitergegeben. Sie entscheiden für jeden Einzelfall separat.

6.4 Talentpool

Mit Ihrer Zustimmung nehmen wir Ihr Profil in unseren Talentpool auf, um Sie auch über aktuelle Anfragen hinaus für passende Rollen kontaktieren zu können. Diese Einwilligung ist jederzeit widerrufbar – eine E-Mail an datenschutz@valenzsearch.ch genügt.

07Mandantendaten

Für Ansprechpartner:innen unserer Mandanten verarbeiten wir geschäftliche Kontaktdaten (Name, Funktion, Unternehmen, dienstliche E-Mail/Telefonnummer) zur Durchführung von Vermittlungsmandaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an geschäftlicher Kommunikation).

08Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur in folgenden klar definierten Fällen:

• An Mandanten: nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (siehe 6.3).
• An IT-Dienstleister / Auftragsverarbeiter: Hosting (Schweizer Rechenzentrum, ISO 27001), E-Mail, Backup – jeweils mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
• An Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Anwälte: im Rahmen gesetzlicher Pflichten.
• An Behörden: sofern wir dazu rechtlich verpflichtet sind.

09Datentransfer in Drittstaaten

Unsere Daten werden ausschliesslich in der Schweiz verarbeitet und gespeichert. Die Schweiz gilt aus Sicht der EU als Land mit einem angemessenen Datenschutzniveau (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO).

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder ausserhalb der EU/EWR und der Schweiz findet grundsätzlich nicht statt. Sollte dies im Einzelfall notwendig werden (z. B. bei ausdrücklich gewünschten internationalen Mandaten), erfolgt sie nur auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) und mit Ihrer vorherigen Information.

10Speicherdauer

Datenkategorie	Speicherdauer
Server-Logs	max. 30 Tage
Kontaktanfragen	bis zu 24 Monate nach letztem Kontakt
Bewerbungsdaten (aktive Vermittlung)	Dauer des Mandats + 12 Monate
Talentpool (mit Einwilligung)	bis Widerruf, max. 3 Jahre ohne Erneuerung
Vertragsunterlagen Mandanten	10 Jahre (Art. 958f OR)

11Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO / Art. 25 revDSG)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO / Art. 32 revDSG)
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO / Art. 28 revDSG)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung genügt eine formlose E-Mail an datenschutz@valenzsearch.ch.

12Beschwerderecht & Kontakt

Sie haben jederzeit das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren:

• Schweiz: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern – edoeb.admin.ch
• Deutschland: Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) bzw. die zuständige Landesdatenschutzbehörde – bfdi.bund.de
• Österreich: Österreichische Datenschutzbehörde (DSB), Barichgasse 40-42, 1030 Wien – dsb.gv.at